روابط عمومی

واحد روابط عمومی بیمارستان:

مسئول واحد : محمد دشتی تلفن مستقیم 31833550

روابط عمومی در هر سازمانی، سامانة برقراری ارتباط مؤثر ، نزدیک و سازنده مدیریت آن سازمان با ديگر بخش ها اعم از بخش هاي دروني يا بخش هاي بيروني محسوب مي شود. با برقراري اين ارتباط به نحو شايسته امکان تطابق بروندادهاي يک سازمان با نيازهاي بيروني فراهم مي شود. فرآيندي که علت وجودي پيدايش و استمرار حيات آن سازمان محسوب مي شود. روابط عمومي درحقيقت، ابزار دوگانه اي است که از يک سو باعث آگاهي مديران از محيط پيرامون آنها مي شود و از سوي ديگر باعث انعكاس درست فعاليت آنان به جمعيت مخاطب مي گردد. برقراري اين ارتباط دوطرفه در هر سطحي، مترادف سطح توفيق روابط عمومي است. به همين دليل توجه به چند نكته درخصوص فعاليت روابط عمومي حائز اهميت است.

 

نخست آنکه در فعالیت های روابط عمومی همواره ارتباط « دوسویه» است. دوم آنکه در فرآیندهای ارتباطي روابط عمومي همواره اصل بر «تفاهم» است. در ارتباطات اين حوزه نه تنها «تحميل» جايي ندارد بلکه از «اقناع» نيز پرهيز مي شود. چراکه در اقناع نوعي رويکرد سلطه جويانه مخفي را مي توان جستجو کرد. فرآيندي كه در بلند مدت باعث مقاومت مخاطب در برابر پيام مي شود. ,,,,,,, نكته ديگر اتكاء به «تحقيق» به معناي واقعي كلمه است. اتكاء برتحقيق به معناي واقعيت بي پيراية هر پديده، اين امكان را براي روابط عمومي بوجود مي آورد كه تصميم سازي سازمان را در بهترين جهت هدايت كند. «تحقيق» و نيل به واقعيت بي پيرايه تنها از راه سنجش مستمر و منظم امكان پذير است و تنها از اين راه است كه مي توان با انتقال و ارايه اطلاعات دقيق و كارآمد به حوزة مديريت سامانه، «اعتماد» او را جلب و در فرآيند تصميم سازي او مشاركت نمود.

 

نکته بعدی «اخلاق» در روابط عمومی است. گرچه رویکرد سنتی به روابط عمومی رویکردي ابزاري و استفاده از اين واحد معمولاً براي تبليغ و پروپاگاند محسوب مي شود. اما جايگاه علمي روابط عمومي نه تبليغ بلکه تبيين جايگاه سامانه در جامعه و تبيين فرآيندهاي درون سامانه براي مديريت است. در اين راه پايبندي به اخلاق حرفه اي نه فقط از جهت ارزش هاي متعالي که از ديدگاه فني و حرفه اي نيز يک ضرورت است. بدون اين پايبندي اطلاعات دقيق و درستي به مديريت و سازمان منتقل نخواهد شد. در آن صورت سامانه پي به نقائص خود نخواهد برد و مآلاً در پي رفع نواقص و ارتقاء كيفيت خود برنخواهد آمد. فلذا عمل «شرافتمندانه» ، احترام به مخاطبين اعم از موافق و مخالف، ,,,,,,, تأكيد بر تفاهم و تعامل ،‌ايجاد هماهنگي بين سازمان و گروه هاي مرتبط ، توجه به منافع بلند مدت، تميز واقعيات از شبهاتي كه خود را همچون واقعيات جلوه مي دهند، وفاداري به اهداف سازمان و تثبيت رفتار صادقانه با همكاران از جمله مباني ضروري در فعاليت هر سيستم و من جمله روابط عمومي است.

در این راه روابط عمومی از دو نکته مهم نیز باید پرهیز کند:

نخست «اغراق» در انعکاس موفقیت هاست و دوم «تعدیل» وجوه منفی است. در نهایت با تکیه بر این رويکرد روابط عمومي را بايد بخشي از فرآيند «مديريت» دانست و نه ابزاري براي اعمال مديريت. به عبارت ديگر روابط عمومي يک سامانة اجرايي در نظام مديريت محسوب نمي شود بلکه يک سامانة مشورتي در فرآيند تصميم سازي و سياست گذاري است. روابط عمومي جزئي از سيستم تطبيقي سازمان با محيط خود است. روابط عمومي به سازمان و مديريت آن كمك مي كند تا با محيط خود به تعامل مناسب بپردازد. روابط عمومي يك منعكس كنندة محض نيست، بلكه يك عامل مشاركتي است در اصلاح آنچه كه در نهايت به جامعه منعكس مي شود.

 

 

شرح وظایف مسئول روابط عمومی بیمارستان

* هماهنگی با واحدها جهت تهیه ،تایید و انعکاس خبر در سایت بیمارستان و ساير سايتها

*شرکت در جلسات مربوط به روابط عمومی ها در سطح استان

*هماهنگی و برگزاری مراسم در مناسبتهای مختلف

*-تهیه عکس و فیلم از برنامه های مختلف بیمارستان و ارائه گزارش عملکرد

* هماهنگی بازدید افراد و دیگر دستگاهها از واحدهای مختلف بیمارستان

*-تهیه پیش نویس بیانیه ها و اطلاعیه ها و پيامهاي تبريک و تسليت

*جمع آوری نقطه نظرات همکاران و انتقال به مدیریت بیمارستان

*-جمع آوری انتقادات و پیشنهادات مراجعان به واحدهای بیمارستان و انتقال به مدیریت

* هماهنگی و تایید نشریه های داخلی بيمارستان

 

(الف) برنامه ریزی

۱ – عدم اشتغال در ساعت اداری به اموری غیر از روابط عمومی

۲- تهیه برنامه عملیاتی فعالیت های روابط عمومی واحد به صورت ماهانه و سالانه و …

۳-تهیه گزارش و عملکرد ماهانه روابط عمومی و ارائه به مدیر واحد

۴. شرکت فعال در جلسات مدیر و مسئولان واحد مربوطه

۵. تلاش برای ارتقاء دانش و مهارت روابط عمومی از طریق شرکت در دورهای آموزشی و استفاده از مطالب اینترنت و …

۶- تلاش و حرکت به سوی روابط عمومی الکترونیک با بکارگیری فناوری هاي نوين

 

 

ب) اطلاع رسانی

۱-اطلاع رسانی موضوعات مورد نیاز به کارکنان واحد

۲) اطلاع رسانی راههای ارتباط با روابط عمومی دانشگاه از قبیل تلفن گویا ،ایميل ، پيامک به همکاران، ارباب رجوع و ساير سازمانها

۳) اطلاع رسانی موفقیت و دستاوردها به مردم و مسئولان منطقه با هماهنگی مدیر واحد

۴) انعکاس مستمر موفقیت ها ،دستاوردها و فعالیتهای واحد به روابط عمومی مرکز

۵) انعکاس مشکلات و چالشهای مورد توجه مردم ، کارکنان، مسئولین و رسانه ها در محیط به مدیر مربوطه

۶) تهیه ، تدوین و نظارت بر محتوا و طراحی زیر سایت واحد مربوط

۷) درج اخبار متنی و تصویری به صورت روزانه در زیر سایت واحد مربوط

۸) نظارت بر غنی سازی و بروز رسانی مطالب علمی در زیر سایت واحد مربوط

۹) اطلاع رسانی برگزاری مراسم و برنامه ها به کارکنان واحد از طریق ایمیل یا پيامک

۱۰) جلوگیری و خودداری از موازی کاری در ارسال ایميل ، تبريک، تسليت و مناسبت ها براي ساير واحدها

۱۱) معرفی کامل و جامع واحد مربوط به صورت بروشور، پمفلت، سی دی و ارسال به روابط عمومی مرکز

۱۲) تهیه کلیپ و فیلم کوتاه آموزشی مانند پیشگیري از بيماريها، سوانح و …

۱۳) تهیه مطالب بهداشتی، درمانی ، آموزشی ، پژوهشی و … برای استفاده زيرنويس در سيما و تلويزيونهاي تبليغاتي و سربرگ نامه هاي اداري

۱۴) تهیه لیستی از شماره تلفن همراه کارکنان واحد برای ارسال پیامک

 

 

ج) ارتباطات رسانه ای

۱ ) هماهنگی با روابط عمومی مرکز برای گرفتن مجوز،مصاحبه یا تهیه خبر توسط خبرنگار از محیط هاي بهداشتي، درماني، آموزشي پژوهشي، دانشجويي ،غذا و دارو و…

۲) هماهنگی با روابط عمومی مرکز برای انجام دادن مصاحبه، نشست مطبوعاتی، گزارش مسئولان و کارکنان آن حوزه با رسانه

۳) همکاری و راهنمایی خبرنگاران رسانه ها برابر فرآیند ( در صورتی که خبرنگار رسانه ها با روابط عمومی مرکز براي تهيه خبر يا گزارش از محيط هماهنگي ننموده ، روابط عمومي واحد موظف است ضمن تکريم خبرنگار، تلفني از روابط عمومي دانشگاه اخذ مجوز نمايد و با مدير و حراست محيط الزاماً هماهنگ کند)

۴) ارسال لیست مسئولان ،کارشناسان واجد شرایط برای انجام دادن مصاحبه ،تهیه گزارش ، نشست مطبوعاتی با هماهنگی مدير واحد و حراست به روابط عمومي مرکز(بنياد شهيد)

 

 

د) پاسخگویی

۱) دریافت روزنامه های رسمی و محلی از طریق اینترنت و بررسي آن ها و انعکاس شکوائيه هاي مردمي به مديريت بيمارستان

۲) پاسخگویی شکوائیه های مردمی که از طریق صندوق پستي ، ايميل ، تلفن يا حضوري به روابط عمومي منعکس شده است

۳) انعکاس راهکار حل مشکلات واحد مربوط( مردمی ، کارکنان ، مسئولان و … ) به روابط عمومی مرکز

۴) پیگیری در تسریع پاسخگویی به شکوائيه هاي مردمي در جرايد ارسالي توسط روابط عمومي مرکز

۵) انجام نظر سنجی و انعکاس نتایج به مدیر واحد مربوط و روابط عمومی مرکز

۶) بازدید مستمر از محیط های تحت پوشش واحد

 

ه) امور فرهنگی

۱) مشارکت فعال در اجرای مراسم های مذهبی،فرهنگی،راهپیمایي ها و …

۲) ترویج فرهنگ اسلامی و اخلاق اداری

۳) فضا سازی و بزرگداشت مراسم های اسلامی و تهیه مطالب مفید و آموزنده مناسبت ها و ارسال از طریق رسانه های مجازی داخلی به کارکنان واحد

 

و) برگزاری مراسم – همایش – نمایشگاه و مناسبتها و …

۱) شرکت در جلسه هماهنگی مراسم یا مناسبتها

۲) هماهنگی و نظارت بر عوامل اجرایی مراسم (مجری،قاری،سرود جمهوری اسلامي،کليپ،سخنران ،گروههاي هنري ،تزئين سالن، پارچه نوشته و بنر ، صوت و نور)

۳) تهیه عکس ، فیلم ، خبر

۴) نظارت ، هماهنگی و همکاری در تنظیم و توزیع دعوتنامه مدعوین

۵ اجرای امور محول از سوی مدیریت روابط عمومی دانشگاه.