اداره آمار و فناوری اطلاعات سلامت (واحد مدارک پزشکی)
مسئول واحد : خانم رضیه زینی شماره مستقیم 03531833527
کارشناسان : علی اکبر نخعی (آمار ) 03531833870
خانم فهیمه آیت (کدگذار )
خانم شیرین شیوان (سامانه سپاس )
خانم فاطمه محمودی (رسیدگی کمی وکیفی پرونده ها)
سلیمان مروتی (پذیرش)
حمیده صالحی (بایگان )
سمیه رسولی (پذیرش اورژانس )
نقش واهمیت پرونده پزشکی به عنوان اساس برنامه ریزی و اطمینان از ادامه مراقبت از بیمار می باشد وابزار ارتباطی بین پزشک و پرستار و اعضای دیگر تیم کادر درمان بکار می رود ودر آموزش و پزوهش کاربرد زیادی دارد.
واحد فناوری اطلاعات سلامت تشکیل شده از:
واحد پذیرش:مسئولیت تشکیل پرونده بیمار سرپایی وبستری را به عهده دارد .
شرح وظایف پرسنل واحد پذیرش :
1-رعایت ضوابط تدوین شده جهت تکریم ارباب رجوع و جلوگیری از اتلاف وقت مراجعین
2-هماهنگی با بخش جهت وجود تخت خالی
3- ثبت اطلاعات بیماربا دستور بستری وطبق کارت شناسایی بیمار و سامانه استحقاق سنجی
4-اخذ رضایت جهت درمان و اعمال جراحی و استفاده از اطلاعات بیماران جهت تحقیق و پژوهش از بیماران با درنظر گرفتن جنبه های قانونی
5- رعایت کلیه موارد خواسته شده از سوی سازمانهای بیمه گر پایه وتکمیلی طرف قرارداد
6- تشکیل پرونده و چاپ دستبند شناسایی بیمار
7- تاکید و راهنمایی بیمار جهت گرفتن ساک بهداشتی
واحد کد گذاری: ثبت کد برروی پرونده ها ی بستری وسرپایی با استفاده از کتاب طبقه بندی بین المللی بیماریها (ICD)
شرح وظایف پرسنل کدگذاری :
1-مطالعه دقیق پرونده بیماران جهت کدگذاری
2-استفاده از جلد سوم واول کتاب طبقه بندی بیماریها جهت کد گذاری بیماری ها و اقدامات جراحی و داخلی و مرگ ومیر
3- کدگذاری تشخیص قطعی سرطان ها طبق جواب پاتولوژی
4- ثبت کدهای تشخیصی و اقدامات جراحی دربرنامه تیراژه
5-ارسال پرونده های سرپایی و بستری به سامانه سپاس
6- پیگیری و رفع خطاهای مربوطه پرونده هایی که به سپاس ارسال نگردیده است .
7- بررسی پرونده ها از لحاظ کمی و کیفی
8- ارسال ماهانه نواقص پرونده ها وعملکرد بخش ها به صورت شاخص های آماری به مسئولین ،واحد بهبود کیفیت و مترون
9- همکاری با پزشکان و دانشجویان جهت انجام کارهای تحقیقاتی
واحد آمار: ارسال آمار روزانه ،ماهیانه و سالیانه مربوط به داده ها واطلاعات بیمارستان به مسئولین و دانشگاه
شرح وظایف مسئول آمار
1- جمع اوری وتکمیل آمارهای کلینیک ،پاراکلینیک و بخش های بستری به صورت ماهیانه و ارائه به مدیریت بیمارستان
2- ارسال گزارش از آمار جمع آوری شده به معاونت درمان دانشگاه
3- رسم نمودار و جداول گوناگون اماری با استفاده از اطلاعات بدست آمده
4- تهیه آمار کلینیکی و پاراکلینیکی به صورت مقایسه ای در مقاطع زمانی تعیین شده
5- تهیه شاخص های آماری از قبیل درصد اشغال تخت ،تخت روز ،میانگین اشغال تخت و…..به نفکیک بخش ها و کل بیمارستان (ماهانه –سالانه )
6- ارائه گزارشات آماری حاصل از تحلیل نتایج بدست امده از اطلاعات
7-پیگیری پروانه های بیمارستان
واحد بایگانی : ثبت پرونده ها در سیستم اطلاعات بیمارستانی و بایگانی پرونده های سرپایی و بستری در محیط های مناسب انجام می دهد
شرح وظایف پرسنل بایگانی:
1- کنترل وثبت ورود و خروج پرونده ها در واحد مدارک پزشکی
2-مرتب کردن فرمهای پرونده و پوشه کردن پرونده ها و ثبت شماره پرونده و نام ونام خانوادگی بیمار
3-بایگانی پرونده ها در قفسه
4-رعایت اصول محرمانگی در جهت واگذاری پرونده بیماران
5-بازیابی وتحویل پرونده به درخواست کنندگان طبق قوانین و دستورالعمل بیمارستان
6- پیگیری جهت بازگشت پرونده ها به صورت هفتگی
7-قبل از کپی پرونده احراز صلاحیت فرد متقاضی و اخذ درخواست کتبی از درخواست کننده
8-شمارش فرمهای پرونده قبل از ارسال پرونده به خارج از فضای بیمارستان
9- حصول اطمینان از سالم بودن سیستم حریق ،کپسول اتشنشانی و سیستم برق بایگانی
10-پاسخگویی به کلیه مکاتبات و نامه های مراجع قانونی و ذیصلاح
11- کنترل پرونده های اسکن شده توسط شرکت
اسکن پرونده ها : اسکن پرونده ها با استفاده از نرم افزار صبا را
شرح وظایف پرسنل اسکن
1- تحویل پرونده ها جهت اسکن ازواحدهای اورژانس ،ترخیص ،درمانگاه طبق لیست
2- تحویل پرونده های اسکن شده به واحد درآمد طبق لیست جهت ارسال به سازمان بیمه گردر زمان تعیین شده
3- اسکن پرونده های بستری
4- مرتب سازی اوراق پرونده براساس استاندارد تعیین شده